Офіс-менеджер

• Організація і контроль процедури «Погодження Договорів»/заявки на складання договорів
• Сканування, реєстрація вхідних/вихідних документів (листи, договори, додатки, акти і т.п.) і розміщення документів в електронному сховищі.
• Оформлення та контроль заявок на оплату з визначеним набором контрагентів згідно внутрішніх процедур компанії.
• Документальне оформлення відряджень (підготовка Наказів та посвідчень про відрядження).
• Робота з документами («твердими» носіями), що включає:Розподіл документів по підприємству за їх призначенням.Підготовка листів зі слів Керівників та ведення офіційного листування з контрагентами.Підготовка розпоряджень, наказів зі слів Керівників.Робота з агентствами, що мають ліцензію на переклад з іноземних мов.
• Забезпечення документообігу з постійними Замовниками в рамках договірних відносин (відправка документів згідно встановленого графіку).Робота з вхідними запитами, як від контрагентів, так і від співробітників офісу, що включає:
• Прийом вхідних телефонних викликів, здійснення їх маршрутизації згідно затверджених алгоритмів (прийом, переадресація, організація conf-call).
• Консультування контрагентів із загальних питань як відвідувачів офісу, так і в телефонному режимі.
• Прийом вхідних електронних повідомлень, здійснення їх маршрутизації при необхідності.Прийом відвідувачів (кейтеринг).
• Асистування керівникам і співробітникам, що включає:

• Пунктуальність, акуратність, самоорганізованість, комунікабельність, відповідальність, стресостійкість, тактичність, сумлінність, позитивне ставлення до життя, грамотність, уважність, прагнення до навчання.
• Місце проживання: максимум 20-30 хвилин громадським транспортом до ст.м. Печерская.

• Вміння управляти задачами та контролювати їх виконання.
• Вміння складати документи, що описують бізнес-процеси, якими можуть користуватися інші.
• Добре поставлене мовлення.
• Знання бізнес-етикету, правил ділового спілкування та листування.
• Вільне і грамотне володіння українською та російською мовами.
• Вміння аналізувати інформацію.
• Впевнений користувач MS Office (Outlook, Word, Exсel), вміння працювати з документами в режимі «Рецензування».
• Навички роботи в CRM-системах: Bitrix24/amoCRM/ Pipedrive
• Навички роботи в Outlook (організація зустрічей, створення бази контактів і т.п).
• Навички роботи з електронним документообігом.
• Вільне володіння офісною технікою (факс, сканер, копіювальний апарат, принтер, ламінатор, офісна АТС).
• Вміння розставляти пріоритети при виконанні функціональних обов'язків.
• Навички позитивного міжособистісного спілкування, вміння працювати в команді.
• Готовність до дистанційної роботи.
• Знання англійської мови буде перевагою.
• Кандидат має бути готовий продемонструвати кожну з вище перерахованих професійних компетенцій на співбесіді.

• Розглядаються резюме, що відповідають не менше 80% професійних компетенцій.

Rabota